Modelo de encargo entre la clínica y Huella
La clínica es la responsable de los datos de sus clientes y Huella los trata solo por su cuenta. Este es el modelo que se firma con el alta.
Modelo para firmar con el alta. Los datos entre corchetes se rellenan con los de la clínica. Contenido mínimo del artículo 28.3 del Reglamento (UE) 2016/679.
Partes
Responsable del tratamiento: [razón social de la clínica], NIF [NIF], con domicilio en [domicilio], representada por [nombre y cargo]. En adelante, «la clínica».
Encargado del tratamiento: Jorge López y Tomás Martínez, NIF 53939537Y y 49219048Z, correo info@huella-vet.com, que presta el servicio Huella. En adelante, «Huella».
1. Objeto
La clínica encarga a Huella el tratamiento de los datos personales necesarios para usar el programa de gestión Huella: guardarlos en su servidor, ponerlos a disposición de las personas que la clínica autorice en el panel y en la app, y enviar los avisos que la clínica active (recordatorios de citas y de vacunas, presupuestos y mensajes).
2. Duración
Lo que dure el contrato de servicio de Huella. Al terminar se aplica la cláusula «Fin del encargo».
3. Naturaleza y finalidad
Registro, conservación, consulta, modificación, comunicación a quien la clínica indique y supresión, con la única finalidad de prestar a la clínica el servicio de gestión de su actividad veterinaria.
4. Tipo de datos
Identificativos y de contacto (nombre, documento de identidad, teléfono, correo y dirección); de las mascotas y su historia clínica; citas, presupuestos, consentimientos firmados, recetas, facturas y cobros; mensajes y documentos; y, del personal de la clínica, los de su usuario, su rol, turnos, ausencias y registro de jornada.
5. Categorías de interesados
Clientes de la clínica (propietarios de las mascotas), usuarios de la app y personal de la clínica.
6. Instrucciones
Huella trata los datos solo siguiendo las instrucciones documentadas de la clínica, que son este encargo y lo que la clínica configure y haga en el programa, también en cuanto a envíos de datos fuera del Espacio Económico Europeo, salvo que la ley obligue a otra cosa; en ese caso, Huella se lo dirá antes, si la ley lo permite. Si Huella cree que una instrucción infringe la normativa de protección de datos, lo dirá a la clínica de inmediato.
7. Confidencialidad
Huella garantiza que las personas autorizadas a tratar los datos se han comprometido a guardar confidencialidad o tienen esa obligación por ley.
8. Seguridad
Huella aplica las medidas del artículo 32 del Reglamento. Entre otras: acceso con usuario y contraseña propios (al menos 10 caracteres, guardada de forma irreversible), límite de intentos de acceso, permisos por rol comprobados en el servidor, datos separados por clínica y registro de auditoría de accesos y cambios.
9. Otros encargados
La clínica autoriza de forma general a Huella a recurrir a otros encargados. Hoy son: Hetzner Online GmbH (Alemania, Unión Europea) (alojamiento del servidor), IONOS Cloud, S.L.U. (España, Unión Europea) (envío de los correos) y Google LLC, con Firebase Cloud Messaging (avisos en el móvil a los clientes: trata el identificador del móvil y el texto del aviso, y puede hacerlo fuera del Espacio Económico Europeo, con el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. y cláusulas contractuales tipo, según sus condiciones de Firebase). Huella avisará a la clínica de cualquier cambio antes de hacerlo, para que pueda oponerse, y les impondrá por contrato las mismas obligaciones que este encargo. Huella sigue respondiendo ante la clínica por ellos.
10. Derechos de los interesados
Huella ayudará a la clínica a responder a las peticiones de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad. Si una llega a Huella, se la pasará a la clínica sin demora.
11. Ayuda a la clínica
Huella ayudará a la clínica a cumplir con la seguridad, la notificación de violaciones de seguridad, las evaluaciones de impacto y las consultas previas (artículos 32 a 36 del Reglamento). Si Huella sufre una violación de seguridad de los datos de la clínica, se lo notificará sin dilación indebida, con la información que tenga.
12. Fin del encargo
Al terminar, y a elección de la clínica, Huella le devolverá los datos (con las exportaciones del programa y los archivos guardados) y después los suprimirá, copias incluidas, salvo los que la ley obligue a conservar, como las facturas y sus registros de facturación, que quedarán bloqueados.
13. Información y auditorías
Huella pondrá a disposición de la clínica la información necesaria para demostrar que cumple este encargo y permitirá y facilitará las auditorías e inspecciones de la clínica o de quien ella autorice.
14. Obligaciones de la clínica
La clínica es la responsable: decide para qué se tratan los datos, cuenta con una base legal para ello, informa a sus clientes y a su personal, y da a Huella las instrucciones por escrito.
Firma
En [lugar], a [fecha].
Por la clínica: [firma] Por Huella: [firma]